相对手动密集架而言，手动款资料数量过多就容易整理分类出现错误，一方面耽误时间，另一方面也耽误事情。智能档案柜无需存放，有序管理，放错提示或者可以进行智能查找定位，查找资料也将变得非常容易。采用手动、电动、电脑、控制平板都可对架体进行多元化控制，如果出现系统故障、停电等情况，依旧可以使用手动进行使用本产品。
    一、条形码录入模式：
    智能档案柜的资料存取时建立在条形码录入和查询来实现的，只要在计算机管理界面输入所需查询的资料，系统会从数据库中进行查询，即可找到我们所需的资料。条形码技术因为成本低、使用方便、输入速度快、准确度高，可以清楚的标记、辨认、定位档案的位置，因此被广泛的使用，在自动识别技术中占有很重要的位置。支持多种数据录入方式，支持查询、统计、导入导出、数据备份、数据恢复、数据整理等。
    二、档案查询及检索功能：
    智能档案柜系统通过网络，根据使用权限和密码，进行多种便捷查询方式查找档案。系统在取得档案的相关信息（如档案号、题名、关键词等） 后，能自动检索出存放位置、档案的描述和详细内容、档案去向 （如已出借、在库中等），并能自动开启或闭合档案柜。一次借阅或归还多份档案时，可同时发放密集架控制系统执行，并自动按照排列次序或优先次序依次打开架体。
   三、智能档案档案柜存取档案
    档案管理：
    智能档案柜采用构建数据库的方式来进行档案资料的标示、存入、取出等，只需简单几步即可从大量资料中找到自己所需。存入时仅需简单一录入，即可以存入资料数据库，需要时，仅需从控制面板进行查询。相应的存在资料的一列指示灯和相应层指示灯就会闪烁大节省了所找资料的时间。